Gamificatie van opleidingen heeft meerwaarden

Ieper, 13 maart 2018 12:07 | Yves De Groote

Biobakkerij De Trog slaagde erin om met een game Bakery Battle de introductie van nieuwe medewerkers drastisch te versnellen. Leidinggevenden voelen zich geruster over hun kennisniveau én de graad van betrokkenheid.

Medewerkers van biobakkerij De Trog in Ieper spelen het interactieve spel Bakery Battle, een quiz om de kennis over het productieproces, de kwaliteit vereisten en huishoudelijke regels in het bedrijf op niveau te houden.

Het bedrijf won voor deze digitale transformatie van de opleidingen een award van het IT-vakblad Datanews.

Brochure en app

In de bakkerij werken meer dan 90 geschoolde bakkers en haast geen industriële operatoren. Veel productiestappen gebeuren op ambachtelijke manier met slechts een minimale automatisering. Die aandacht voor het ambacht heeft ook een effect op de productietijd.

Nieuwe medewerkers krijgen een kleine brochure met wat basisinformatie bij het uitzendkantoor. Ze downloaden de app Bakery Battle op een pc of een smartphone. Om een quiz te starten kiezen ze een ‘arena’ in functie van hun afdeling. Nieuwe medewerkers opteren voor onthaal. Ze spelen tegen een tegenstander onder de collega’s of tegen de computer.

Het spel bestaat uit zeven meerkeuzevragen waarvan er telkens maar één antwoord juist is. Achteraf krijgen de medewerkers hun score én zien ze wat het juiste antwoord is bij elke vraag. Telkens kunnen ze daarbij extra informatie krijgen.

De medewerkers krijgen dus niet vooraf een opleiding. Ze leren de nieuwe zaken pas kennen door de quiz te spelen en de informatie te lezen bij ieder antwoord.

Huisregels onder knie

Doel van het spel is dat nieuwe medewerkers snel de huisregels onder de knie krijgen en voldoende kennis over het proces om zo snel mogelijk te starten. Vaste werknemers kunnen hun kennis bijwerken en op een hoog niveau houden. Hoe meer ze spelen, hoe gemakkelijk het is om een hoge score te behalen. Het werk van bedienden leent zich ook voor dit soort spelen.

“Medewerkers van de boekhouders, inkopers of orderverwerkers kunnen we hier niet mee opleiden. Ze dienen de regels rond hygiëne, veiligheid ook te kennen. Die mensen spelen wel net zo goed mee en worden ook voortdurend uitgedaagd,” zegt Marc Van Hoeck. Hij is COO bij Food Associates en heeft samen met valueXstream, gespecialiseerd in consulting en interim-management op het vlak van de supply chain, aan Liftov de opdracht voor de ontwikkeling van de Bakery Battle app gegeven.

Digitalisering en tijd

Van Hoeck: “De grootste uitdaging in de supply chain is het vinden van voldoende goede mensen. Zeker bij een snelgroeiend bedrijf als Bio bakkerij De Trog is gewend met zeer veel uitzendkrachten (tot wel 20%) te werken. Dat vroeg heel wat moeite om mensen te zoeken, op te leiden, begeleiden enzovoort. Daarbij steken teamleiders veel tijd in het controleren of de nieuwe mensen de kennis ook wel echt onder de knie hebben.”

“We hebben die situatie onderzocht en hebben vastgesteld dat de factor tijd uiteindelijk de grootste boosdoener is. Om die reden hebben we een poging ondernomen om een deel van die opleiding en begeleiding te digitaliseren. Achteraf hebben we vastgesteld dat het resultaat een veel groter effect heeft gehad dan voorzien. Het belangrijkste gevolg is het vergroten van de betrokkenheid bij het bedrijf. Daarnaast kunnen we een aantal zaken ook veel beter rapporteren aan de hand van de gegevens over de spelers.”

Flexibel aanpassen

Teamleaders die merken dat er regelmatig fouten worden gemaakt, kunnen vragen om het spel aan te passen. Dat kan door een nieuwe vraag te introduceren, maar het ook door een bestaande vraag frequenter aan bod te laten komen. Lesmateriaal wordt automatisch bijgestuurd in functie van de lacunes van de medewerker. Doel is net om zeer snel nieuwe vragen toe te voegen om snel in te spelen op de nood van het moment.

Voortdurend uitgedaagd

Marc Van Hoeck: “Iedereen wordt ook nog voortdurend uitgedaagd door de medewerkers. Door die competitie blijft iedereen in het bedrijf betrokken bij het spelletje. Dat geeft ons de mogelijkheid om ook de ervaren mensen nog te confronteren met nieuwe vragen. Omdat het spel nog geen vijf minuten duurt om zeven vragen in te vullen, vormt het ook geen hindernis om eraan te beginnen.”

Blijven spelen

Bedoeling is om vooral arbeiders in de productie te stimuleren om te blijven spelen en zo hun kennis voortdurend te verbeteren. “Het gaat in de eerste plaats om de mensen in de koude en de warme bakkerij. De warme bakkerij is de kern van het proces met de verwerking van het deeg en de ovens. Wat wij de koude bakkerij noemen is onder andere het magazijn, de verpakking en de verzendingsafdeling. Niet iedereen moet alles kennen, daarom hebben we in de game de verschillende arena’s voorzien die sterk gelinkt zijn aan een specifieke afdeling of problematiek. Tegelijk is de competitie tussen de medewerkers wel zo opgezet dat ook de bedienden kunnen meespelen. Het hele bedrijf is zo betrokken in het spel,” zegt Marc Van Hoeck.

Activiteiten bijhouden

Achterliggend houdt De Trog de activiteiten van de spelers bij. Het is de kwaliteitsdienst die verantwoordelijk is voor het beheer van het spel. Die monitort of iedereen wel voldoende speelt om op de hoogte te blijven van de nieuwe richtlijnen of aanpassingen aan het proces. Ook de scores van de individuele medewerkers kan ze analyseren met het oog op mogelijke bijsturingen. Die uitslagen zijn een objectief gegeven en niet meer het persoonlijk aanvoelen van een leidinggevende. De kwaliteitsdienst kan ook persoonlijke training voorzien voor een thematiek waar iemand minder goed scoort.

Geen risico’s nemen

Ook intern kan dat van belang zijn om zeker te weten dat mensen belangrijke zaken als hygiëne en HACCP toch goed in de vingers hebben. Daarmee wil De Trog geen risico’s nemen. Voor de kwaliteitsdienst is de game ook een hulpmiddel in het streven naar continue verbetering.

Van Hoeck: “Op dat vlak hebben we een eenvoudig principe: we willen fouten voorkomen. Wanneer we dan klachten of vragen krijgen van klanten, dan kunnen we daar meteen op inspelen met de Bakery Battle. Het komt er dan wel op aan om soms heel technische materie toch op een eenvoudige manier aan de orde te brengen. In dit geval hebben we een foto gemaakt van de machine met een pijl naar één specifieke knop en vroegen waarvoor die knop diende. Als we zien dat de betrokken mensen de functie daarvan niet kennen, dan weten we dat we moeten bijsturen. We merken dat onze medewerkers misschien eerst niet goed weten wat het juiste antwoord is, maar dan doen ze de test enkele keren en dan vergeten ze het nooit meer. Door de context van de game blijft de informatie veel beter hangen bij de arbeiders. Voor de trainers is er ook een groot voordeel: het zijn net de heel repetitieve dingen die je het best kan aanleren via een computerapp.”

Niet uitsluitend via de game

Het is dus niet zo dat alle informatie nu uitsluitend via de game wordt doorgegeven. Vaak geven teamleiders nog instructies op de werkplek zelf. De bediening van een machine moet toch eerst goed worden uitgelegd en ook specifieke bakkerstechnieken lenen zich niet voor een opleiding langs digitale weg. Maar de klassikale opleidingen zijn nu wel minder aan de orde.

Drie talen

Het spel is nu al beschikbaar in drie verschillende talen – Nederlands, Frans en Engels. Die versies komen tegemoet aan de diversiteit op de werkvloer. De bakkerij bevindt zich in Ieper, een streek met een zeer lage werkeloosheid. Vaklui zijn er moeilijk te vinden en dus trekt De Trog een aantal medewerkers aan vanuit het nabijgelegen Frankrijk.

Korte terugverdientijd

Het bedrijf boekt winst op vele vlakken. Als goede nieuwe werkkrachten sneller een vast contract krijgen, dan vermindert dat ook de behoefte aan uitzendkrachten. Dat bespaart heel wat inspanningen voor het zoeken, opleiden en integreren van nieuwe medewerkers. Het komt ook goed uit in een bedrijf dat gewend is aan een jaarlijkse groei met twee cijfers. De nieuwe kandidaten zijn beter voorbereid wanneer ze de werkvloer betreden. Het uitzendkantoor informeert alle geïnteresseerden over de game zodat ze het meteen kunnen downloaden en spelen, ze beginnen zich zo voor te bereiden m.b.t. de regels van de bakkerij. De kleine investering is binnen de 4 maanden terugverdiend.

Food Associates

Medewerkers van De Trog spelen nu volop het spel Bakery Battle, maar straks komen ook de andere bedrijven uit de groep Food Associates aan de beurt. “We hebben nu een onderliggende toepassing die in allerlei sectoren kan werken, maar daarvoor moet het bedrijf wel eerst de bestaande kennis vertalen in een set van eenvoudige meerkeuzevragen. Dat heeft ook bij De Trog het meeste tijd gevraagd,” zegt Van Hoeck. Naast biobakkerij De Trog maken Missault (ijs en desserten) en Delisol (gedroogde tomaten) deel uit van de groep Food Associates. Die focust zich op artisanale productie van pure en biologische voeding.